Kompenzace nákladů při práci z domova
Náklady vznikající při práci z domova se stávají s ohledem na vývoj v koronavirové době často diskutovaným tématem. Vzrůstající zájem o ni upozornilo na problém, kterým je neucelená právní úprava.
Pokud není problematika v zákoně ukotvena, všeobecně platí, že vhodným způsobem lze se zaměstnanci pracovní podmínky ujednat. Co by tedy měla obsahovat dohoda o práci z domova? V první řadě kde bude místo výkonu zaměstnance na dálku, poté (ne)stanovení pracovní doby a za další potvrzení proškolení na BOZP při práci z domova.
Co by neměla dohoda opomíjet, je ujednání o náhradě nákladů, kam lze zařadit pořízení technického vybavení, ale i náklady na vodu, plyn, elektřinu, pracovní stůl, atd. Zákoník práce je v tomto ohledu na straně zaměstnance a platí, že veškeré náklady, které vznikají při práci, nese zaměstnavatel s tím, že zaměstnanec se jich nemůže vzdát. Zaměstnavatel může rovněž individuálně písemně sjednat, nebo stanovit vnitřním předpisem podmínky poskytnutí náhrady za opotřebení vlastního vybavení.
V praxi se ovšem setkáváme s tím, že zaměstnavatelé kompenzaci nákladů nijak neřeší, nebo si se zaměstnancem, který pracuje z domu, sjednají paušální částku. Nic nebrání tomu, aby zaměstnavatel nahradil náklady za práci z domova vyšší, než ukládá zákon (vyšší než prokázané skutečně vynaložené náklady). Tento postup má své daňové následky.
Když se zaměříme na daňový efekt úhrady nákladů z pohledu zaměstnance, náhrada těchto nákladů při práci z domova nelze být považována předmětem daně z příjmů, pokud se jedná o skutečně vynaložené náklady. Mzda je plněním za výkon práce a kompenzace nákladů s ní nemá nic společného, proto není vhodné navyšovat mzdu o náklady spojené s prací z domova. V praxi je však velký problém prokázat skutečně vynaložené náklady na práci z domova, kde je potřeba rozlišit, které vznikly při práci a které v soukromém čase. Mnohdy se tvoří kvalifikovaný odhad nákladů poměrově z celkové spotřeby k délce pracovní doby. U vyšších paušálních částek sjednaných v dohodách může nastat problém, pokud nebudou dostatečně podložené ze strany zaměstnanců. Nelze vyloučit i doměření daně na straně zaměstnance. Nabízí se i způsob poskytování nákladů v podobě záloh s řádným vyúčtováním na konci období (v případě elektřiny, vody, plynu, …) a nese spoustu nepřiměřené administrativy.
Pokud bychom se podívali na daňový efekt z hlediska zaměstnavatele, refundace nákladů pro zaměstnance při výkonu práce z domova je daňově uznatelným nákladem ovšem do výše skutečně vynaložené a podložené výše.
Úskalí práce ze zahraničí
Jaká jsou rizika při práci na home office pro zaměstnavatele ze zahraničí? Aplikace zahraničního práva způsobuje firmě další komplikace. Nejen, že je velmi náročné provádět kontrolu podmínek BOZP v domácích podmínkách, o to těžší situace nastává, když zaměstnanec pracuje z ciziny.
V případě, kdy by výkon práce v zahraničí měl dlouhodobější charakter, mohou zaměstnavateli vzniknout v tamějším státě daňové povinnosti a tzv. stálá provozovna pro daňové účely. S tímto souvisí možnost vzniku práva na zdanění zaměstnaneckých příjmů a tím i povinnost odvádět zálohy, nebo se registrovat v zahraničí kvůli povinným pojistným odvodům.
I zaměstnanci by vznikly komplikace s daněním příjmů v zahraničí dle tamějších zákonů a příslušnost k odvodům zdravotního a sociálního pojištění. Naštěstí je v průměru 183 dní hranice pro to, aby se zaměstnanec stal daňovým rezidentem v jiném státě, což znamená že při krátkodobější práci ze zahraničí tato povinnost nevzniká.
Jakákoli varianta náhrady nákladů zaměstnanci při výkonu práce mimo pracoviště vede k nadbytečné administrativě nebo doměření daně. Včasná reakce zákonodárců je tedy na místě a očekává se během léta 2021.